Wat is het & wanneer gebruik je het
Een intakegesprek is een eerste gesprek waarmee je veel informatie kunt ophalen bij bijvoorbeeld een nieuwe of potentiële klant of een sollicitant. Je gebruikt het om na te gaan of de wederzijdse verwachtingen overeenkomen, en om inzicht te geven in rechten en plichten, de activiteiten, doelgroep en bedrijfscultuur, en de doelstellingen en werkwijze van de organisatie. Ook kun je ermee nagaan wat de sterke en zwakke punten van je gesprekspartner zijn, en het is een goed moment om nieuwe of vervolgafspraken te maken.
Hoe voer je het uit
Een succesvol intakegesprek staat of valt met een goede voorbereiding:
- Geef van tevoren aan wanneer de sollicitant of potentiële klant wordt verwacht en wie de gesprekspartners zijn.
- Zorg voor een rustige omgeving voor het gesprek, waar je niet wordt gestoord.
- Stuur een routekaartje mee.
- Stel de sollicitant of potentiële klant op zijn gemak.
- Doe een voorstelronde.
- Licht de gespreksagenda en de lengte van het gesprek toe.
- Stel open vragen.
- Zorg dat degene die het gesprek afneemt op de hoogte is van het profiel waarvoor de kandidaat komt.
- Houd het gesprek tweezijdig.
- Neem eventueel de brief en het cv door, indien aanwezig.
- Vraag naar sterke en verbeterpunten die relevant zijn voor de functie.
- Beantwoord de vragen van de kandidaat.
- Licht aan het eind van het gesprek het verdere verloop en de planning van de procedure toe.
Tips voor de begeleider
Let op twee veelvoorkomende valkuilen. De eerste is de lastige case: een veelgebruikte selectietruc waarbij je iemand een lastige situatie voorlegt en vraagt hoe hij daarmee zou omgaan. De tweede is het stellen van verkeerde vragen, zoals suggestieve vragen ("Vindt u ook niet dat…" of "U bent toch zeker niet van plan om…") of gesloten vragen – die kun je beter vermijden.