Wat is het & wanneer gebruik je het
Het beschrijven van een proces in groepsverband maakt het proces zelf misschien niet beter, maar wel duidelijker voor iedereen. Redenen om gezamenlijk processen te beschrijven: inzicht in wie wat doet en wanneer, meer inbreng en betrokkenheid (dus minder weerstand), sturing op basis van informatie over werking en output, goede communicatie bij wijzigingen of naar nieuwe werknemers, het in kaart brengen van verbetermogelijkheden, het doorlichten van risico's, het aantonen dat aan eisen wordt voldaan, verantwoording afleggen aan management of toezichthouders, en het inventariseren van eisen bij nieuwe informatiesystemen.
Hoe voer je het uit
Vastleggen van processen en procedures is vaak noodzakelijk, maar wordt in de praktijk regelmatig overdreven (dikke handboeken, te formeel taalgebruik) – pas daarvoor op, want dan snapt niemand het meer. Wat een goede procesbeschrijving moet bevatten, hangt af van de informatiebehoefte van de lezers, maar over het algemeen is gewenst: het doel van het proces, de aanleiding, de gebruikte middelen en activiteiten, de verantwoordelijken (proceseigenaren), de sturende informatie (KPI's), te raadplegen functionarissen, gebruikte informatiebronnen, te gebruiken formulieren en archiveringswijze, en de relaties met andere processen.