Wat is het & wanneer gebruik je het
Het beschrijven van een proces maakt het proces misschien zelf niet beter, maar wel duidelijker voor iedereen. Wat zijn dan de redenen om gezamenlijk processen te beschrijven?
- Inzicht: Wie doet wat en wanneer. Gericht op effectiviteit en efficiency
- Besturen:Informatie over de werking en de output van het proces
- Communiceren: goede manier om het gewenste proces uit te dragen bij wijzigingen of naar nieuwe werknemers
- Verbeteren / optimaliseren: Breng het huidige- en gewenste proces in kaart zodat men overzicht heeft op de verbeteringen.
- Beheersing: Doorlichten van processen op risico’s
- Aantonen: Laten zien dat aan bepaalde eisen worden voldaan
- Verantwoorden: Ten opzichte van het management of toezichthouders
- Informatievoorziening: Voor het inventariseren van eisen bij nieuwe informatiesystemen
Hoe voer je het uit
Binnen organisaties is het vastleggen van processen en procedures vaak noodzakelijk, maar in veel gevallen wordt dit overdreven (dikke handboeken, te formeel taalgebruik). Pas hiervoor op, want niemand snapt dan nog. Wat moet er dan wel in een procesbeschrijving staan? Wat een goede procesbeschrijving is, hangt in eerste instantie af van de informatiebehoefte van de lezers. Dit is situatieafhankelijk. Over het algemeen is de volgende informatie gewenst:
- Het doel van het proces, dit staat voorop;
- Aanleiding voor het uitvoeren van het proces;
- De te gebruiken middelen en activiteiten;
- De verantwoordelijken (proceseigenaren)
- Op basis van welke informatie (KPI’s) het proces wordt aangestuurd;
- Verantwoordelijke functionarissen die geraadpleegd moeten worden
- De te gebruiken informatiebronnen bij de afzonderlijke activiteiten;
- Te gebruiken formulieren en manier van archiveren;
- De relaties met andere processen.