Wat is het & wanneer gebruik je het
Op veel werkplekken is vergaderen een vast onderdeel van het werk. Voor zowel werkgever als werknemer is het prettig wanneer een vergadering efficiënt verloopt en daadwerkelijk nuttig is. Belangrijke punten voor een succesvolle vergadering: agenda en bijlagen liggen tijdig bij de deelnemers, alle leden hebben zich voorbereid, en iedereen heeft een actieve inbreng. De voorzitter hoort deze punten te stimuleren en zo nodig bij te sturen.
Hoe voer je het uit
Stel een agenda en tijdschema op en verstuur deze vooraf. Start met de belangrijkste discussiepunten en ga daarna in op de kleinere agendapunten. Licht het doel van de vergadering, de agenda en het tijdschema toe. Houd het proces in de gaten en onderscheid doel/werkwijze, verleden/heden/toekomst en personen/zaken. Houd u aan agenda en tijdschema en kap zinloze discussies af. Doe een ronde langs alle deelnemers zodat ideeën helder worden. Rem veelpraters af en geef ruimte aan wie weinig praat. Let op non-verbale communicatie. Formuleer de besluiten, vat samen wie wat doet, en sluit agendapunten af.
Tips voor de begeleider
Zorg voor een goede sfeer, luister goed, en bevorder besluitvaardigheid en creativiteit.